LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,

vu le traité instituant la Communauté européenne, et notamment ses articles 284 et 308,

vu la proposition de la Commission(1),

vu l'avis du Parlement européen(2),

vu l'avis de la Cour des comptes(3),

considérant ce qui suit:

(1) Il y a lieu de mettre certaines dispositions du règlement (CE) n° 1035/97 du Conseil du 2 juin 1997 portant création d'un Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes(4) en concordance avec le règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes(5) (ci-après dénommé "règlement financier général"), et notamment avec son article 185.

(2) Les principes généraux et les limites qui régissent le droit d'accès du public aux documents, prévu par l'article 255 du traité, ont été fixés par le règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission(6).

(3) Lors de l'adoption du règlement (CE) n° 1049/2001, les trois institutions ont convenu par une déclaration commune que les agences et organes similaires devaient mettre en oeuvre des règles conformes audit règlement.

(4) Il y a lieu, dès lors, d'inclure dans le règlement (CE) n° 1035/97 les dispositions nécessaires pour rendre le règlement (CE) n° 1049/2001 applicable à l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes ainsi qu'une disposition relative aux recours contre un refus d'accès aux documents.

(5) Dès lors, il convient que le règlement (CE) n° 1035/97 soit modifié en conséquence,

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

Article premier

Le règlement (CE) n° 1035/97 est modifié comme suit:

1) À l'article 2, paragraphe 2, le point g) est remplacé par le texte suivant:

"g) publie un rapport annuel sur la situation en matière de racisme et de xénophobie dans la Communauté, en soulignant également les exemples de bonnes pratiques, ainsi qu'un rapport annuel sur ses activités;".

2) L'article suivant est inséré:

"Article 5 bis

1. Le règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission(7) s'applique aux documents détenus par l'Observatoire.

2. Le conseil d'administration arrête les modalités pratiques d'application du règlement (CE) n° 1049/2001 dans un délai de six mois à partir de l'entrée en vigueur du règlement (CE) n° 1652/2003 du Conseil du 18 juin 2003 modifiant le règlement (CE) n° 1035/97 portant création d'un Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes(8).

3. Les décisions prises par l'Observatoire en application de l'article 8 du règlement (CE) n° 1049/2001, peuvent faire l'objet d'une plainte auprès du médiateur ou d'un recours devant la Cour de justice, dans les conditions prévues respectivement aux articles 195 et 230 du traité."

3) L'article 8 est modifié comme suit:

a) Au paragraphe 3:

i) le point b) est remplacé par le texte suivant:

"b) il adopte les deux rapports annuels visés à l'article 2, paragraphe 2, point g), ainsi que les conclusions et les avis de l'Observatoire et les transmet au Parlement européen, au Conseil, à la Commission, au Comité économique et social européen et au Comité des régions; il veille à la publication des rapports annuels visés à l'article 2, paragraphe 2, point g); le rapport annuel sur les activités de l'Observatoire est transmis le 15 juin au plus tard au Parlement européen, au Conseil, à la Commission, à la Cour des comptes, au Comité économique et social européen et au Comité des régions."

ii) le point e) est supprimé.

b) Le paragraphe suivant est inséré:

"5. L'Observatoire transmet annuellement à l'autorité budgétaire toute information pertinente au sujet des résultats des procédures d'évaluation."

4) L'article 12 est remplacé par le texte suivant:

"Article 12

Établissement du budget

1. Toutes les recettes et les dépenses de l'Observatoire font l'objet de prévisions pour chaque exercice budgétaire, celui-ci coïncidant avec l'année civile, et sont inscrites au budget de l'Observatoire.

2. Le budget de l'Observatoire est équilibré en recettes et en dépenses.

3. Les recettes de l'Observatoire comprennent, sans préjudice d'autres ressources:

a) une subvention de la Communauté inscrite au budget général de l'Union européenne (section 'Commission');

b) les paiements effectués en rémunération des services rendus;

c) les éventuelles contributions financières des organisations visées à l'article 7;

d) toute contribution volontaire des États membres.

4. Les dépenses de l'Observatoire comprennent notamment la rémunération du personnel, les dépenses administratives et d'infrastructure, les frais de fonctionnement et les dépenses afférentes aux contrats passés avec les institutions ou organismes faisant partie du Raxen ainsi qu'avec les tiers.

5. Chaque année, le conseil d'administration, sur la base d'un projet établi par le directeur, dresse l'état prévisionnel des recettes et des dépenses de l'Observatoire pour l'exercice suivant. Cet état prévisionnel, qui comporte un projet de tableau des effectifs, est transmis par le conseil d'administration à la Commission, au plus tard le 31 mars.

6. L'état prévisionnel est transmis par la Commission au Parlement européen et au Conseil (ci-après dénommés 'autorité budgétaire') avec l'avant-projet de budget général de l'Union européenne.

7. Sur la base de l'état prévisionnel, la Commission inscrit dans l'avant-projet de budget général de l'Union européenne les prévisions qu'elle estime nécessaires en ce qui concerne le tableau des effectifs et le montant de la subvention à la charge du budget général, dont elle saisit l'autorité budgétaire conformément à l'article 272 du traité.

8. L'autorité budgétaire autorise les crédits au titre de la subvention destinée à l'Observatoire.

L'autorité budgétaire arrête le tableau des effectifs de l'Observatoire.

9. Le budget de l'Observatoire est arrêté par le conseil d'administration. Il devient définitif après l'arrêt définitif du budget général de l'Union européenne. Il est, le cas échéant, ajusté en conséquence.

10. Le conseil d'administration notifie, dans les meilleurs délais, à l'autorité budgétaire son intention de réaliser tout projet susceptible d'avoir des incidences financières significatives sur le financement du budget, notamment les projets de nature immobilière, tels que la location ou l'acquisition d'immeubles. Il en informe la Commission.

Lorsqu'une branche de l'autorité budgétaire a fait part de son intention de délivrer un avis, elle transmet celui-ci au conseil d'administration dans un délai de six semaines à partir de la notification du projet."

5) L'article suivant est inséré:

"Article 12 bis

Exécution du budget

1. Le directeur exécute le budget de l'Observatoire.

2. Au plus tard le 1er mars suivant l'achèvement de l'exercice, le comptable de l'Observatoire communique les comptes provisoires accompagnés du rapport sur la gestion budgétaire et financière de l'exercice au comptable de la Commission. Le comptable de la Commission procède à la consolidation des comptes provisoires des institutions et des organismes décentralisés conformément à l'article 128 du règlement financier général.

3. Au plus tard le 31 mars suivant l'achèvement de l'exercice, le comptable de la Commission transmet les comptes provisoires de l'Observatoire, accompagnés du rapport sur la gestion budgétaire et financière de l'exercice, à la Cour des comptes. Le rapport sur la gestion budgétaire et financière de l'exercice est également transmis au Parlement européen et au Conseil.

4. Dès réception des observations formulées par la Cour des comptes sur les comptes provisoires de l'Observatoire, selon les dispositions de l'article 129 du règlement financier général, le directeur établit les comptes définitifs de l'Observatoire sous sa propre responsabilité et les transmet pour avis au conseil d'administration.

5. Le conseil d'administration rend un avis sur les comptes définitifs de l'Observatoire.

6. Le directeur transmet les comptes définitifs accompagnés de l'avis du conseil d'administration au plus tard le 1er juillet suivant l'achèvement de l'exercice, au Parlement européen, au Conseil, à la Commission et à la Cour des comptes.

7. Les comptes définitifs sont publiés.

8. Le directeur adresse à la Cour des comptes une réponse aux observations de celle-ci le 30 septembre au plus tard. Il adresse cette réponse également au conseil d'administration.

9. Le directeur soumet au Parlement européen, à la demande de celui-ci, comme prévu à l'article 146, paragraphe 3, du règlement financier général, toute information nécessaire au bon déroulement de la procédure de décharge pour l'exercice en cause.

10. Le Parlement européen, sur recommandation du Conseil qui statue à la majorité qualifiée, donne avant le 30 avril de l'année N + 2 décharge au directeur sur l'exécution du budget de l'exercice N.

11. La réglementation financière applicable à l'Observatoire est arrêtée par le conseil d'administration, après consultation de la Commission. Elle ne peut s'écarter du règlement (CE, Euratom) n° 2343/2002 de la Commission du 19 novembre 2002 portant règlement financier-cadre des organismes visés à l'article 185 du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes(9) que si les exigences spécifiques du fonctionnement de l'Observatoire le nécessitent et avec l'accord préalable de la Commission."

Article 2

Le présent règlement entre en vigueur le premier jour du mois suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

Fait à Luxembourg, le 18 juin 2003.

Par le Conseil

Le président

G. Drys

(1) JO C 331 E du 31.12.2002, p. 73.

(2) Avis rendu le 27 mars 2003 (non encore paru au Journal officiel).

(3) JO C 285 du 21.11.2002, p. 4.

(4) JO L 151 du 10.6.1997, p. 1.

(5) JO L 248 du 16.9.2002, p. 1, avec rectificatif au JO L 25 du 30.1.2003, p. 43.

(6) JO L 145 du 31.5.2001, p. 43.

(7) JO L 145 du 31.5.2001, p. 43.

(8) JO L 245 du 29.9.2003, p. 33.

(9) JO L 357 du 31.12.2002, p. 72, avec rectificatif au JO L 2 du 7.1.2003, p. 39.